电子文件整理与归档

电子文件整理与归档

人身保险公司在业务处理过程中通过对纸质业务文件采取扫描方式形成影像类电子文件。

通过质检的影像类电子文件及其他属归档范围的业务处理电子文件应按照规定及时归档。

人身保险业务电子文件可以采取逻辑归档和物理归档两种方式。

逻辑归档

进行逻辑归档时，在保证电子文件与其对应的纸质文件的归档内容保持一致的条件下，可不改变原存储方式和位置，而仅将电子文件的管理权限向档案部门移交。

逻辑归档的电子档案的载体可以为硬件存储设备等。

应对记载电子档案的硬件存储设备的信息进行异地备份，并建立灾难数据恢复机制。

采取电子档案逻辑归档方式的人身保险公司，应有便捷的电子档案查询系统。

物理归档

在进行物理归档时，应保证电子文件的归档内容与其对应的纸质文件的归档内容一致，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上，定期向档案部门移交。

档案管理人员按照规定的项目对电子档案的真实性、完整性和有效性进行检验，确定密级、归档范围和划定保管期限，由主管人员签署审核意见后做好相关登记。

把带有归档标识的电子档案集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式两套，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子档案，则在解密后再制作拷贝。

存储电子档案的载体或装具上应贴有标签，标签上注明载体序号、卷宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期、用于阅读电子档案的计算机程序或操作系统版本等，归档后的电子档案的载体设置成禁止写操作的状态。

对需要长期保存的电子档案，在每一个电子档案的载体中同时存有相应的机读目录。

业务档案的保管

保管期限

人身保险业务文件的保管期限必须划分准确，保管期限可分为保险合同终止之日起 10年、保险合同终止之日起 6 年、档案形成之日起 6 年三类（参见附录二业务文件保管期限表）。

保管要求

人身保险公司必须设置与本公司档案业务发展相适宜的档案库房。档案库房应符合抗震、防盗、防火、防高温、防水、防潮、防有害气体、防鼠、防尘、防虫、防霉、防强光等基本要求，保持适宜温湿度。

物理归档的电子档案应严格按照电子档案保管的相关规定执行，应直立存放于防尘、防垢、防变形的装具中，定期对档案进行抽样检查，如发现光盘、硬盘等存储设备出现损坏等问题，应及时抢救。

载有逻辑归档电子档案的存储设备应由信息技术部门进行维护管理。

档案管理人员调动岗位时应在离职前办理好档案库房和业务档案的交接手续。

业务档案的利用

查、借阅业务档案应办理相关手续，严格遵守登记和审批制度。

已经采取电子档案管理方式的，查阅档案时，应优先查阅电子档案，以保护档案原件。

借阅人员归还纸质业务档案后，档案管理人员应及时检查，确保业务档案为原件，如发现丢失、损坏、缺页等情况，应追究有关人员责任。

电子档案不对外提供借阅利用。内部查阅电子档案一般使用查阅盘或采取通过授权对电子档案管理系统查阅的方式。

业务档案的鉴定与销毁

人身保险公司应对超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作应由业务档案管理部门和有关业务部门组成鉴定小组，对超过保管期限的档案提出存毁意见。

对确定销毁的档案，要登记造册，经主管领导审查批准后予以销毁。

经核准销毁的纸质业务档案应送本行政区域保密部门指定的造纸厂进行销毁。

销毁电子档案的方式，包括销毁实体和销毁信息两种。实体销毁即焚毁或粉碎；信息销毁即对电子档案进行逻辑删除或改录信息。销毁已经物理归档的属于保密范围的电子档案应采用实体销毁方式。

销毁档案时，必须有两人监销，销毁人员及监销人员应在销毁清单上签字，严格防止业务档案遗失和泄密。销毁清单应按照销毁时间顺序永久保存备查。